Budget é o termo em inglês que pode ser traduzido como Orçamento. Nas finanças empresariais o Budget nada mais é do um planejamento orçamentário, um planejamento das despesas da empresa em um período de tempo, uma ferramenta de planejamento e controle financeiro

O budget da nossa planilha de controle financeiro é apresentado mensalmente de acordo com o seu plano de contas, ele poderá ser encontrado na aba de Orçamento e poderá ser visualizado trimestralmente na aba Orçamento TR.

No início da aba de Budget você encontrará um resumo do seu plano de contas de entradas e saídas, uma somatória do seu plano de contas conforme preenchimento na aba B. Preenchimento.

Você deverá realizar o seu planejamento através do plano de contas, com as previsões de receitas e planejamento das despesas de cada item do plano de contas gerencial da sua empresa mensalmente.

O Budget deverá ser realizado somente uma vez ao ano e não deverá ser alterado, quaisquer alterações e ajustes posteriores deverão serem realizados no Forecast (revisão do planejamento orçamentário inicial). É importante não alterar o seu planejamento orçamentário inicial para você manter o histórico da sua previsão de orçamento inicial, permitindo uma análise profunda das diferenças do seu planejamento e a realização das operações nos doze meses posteriores.

Planejar um orçamento é planejar as suas despesas de acordo com a sua previsão de receitas. Deve-se ter em mente que você deve planejar os seus gastos de acordo com as suas receita, e não planejar quanto precisa ganhar para cobrir suas despesas.

O primeiro passo a ser dado é realizar a previsão de receitas do ano. Essa previsão deverá ser a mais precisa possível e não deverá ser composta de metas. Você deverá preencher as receitas com uma previsão concreta e possível de ser alcançada pois as suas despesas dependerão desses valores.

Após realizar a previsão de receitas você deve começar a preencher as suas saídas de caixa, iniciando pelos seus custos essenciais e necessários para cumprir com as receitas previstas. Como exemplo, se você prever que vai ter 100 mil de receita você deve saber que para alcançar isso você vai precisar gastar 20 mil em matéria prima, 30 mil de mão de obra, 10% de impostos entre outros custos necessários, então, comece o seu orçamento com esses custos e despesa.

Com as receitas previstas e os custos necessários já incluídos você possuirá um saldo de orçamento, um saldo a gastar, que você deverá planejar como utilizar esse saldo com eficiência para manter o bom funcionamento da empresa, manter conforto aos colaboradores e se possível investir parte de saldo no desenvolvimento da sua empresa e de novos negócios.

Caso você ainda não tenha baixado o “Controle Financeiro – Planilha de Fluxo de caixa” faça o download gratuito da versão demonstrativa e veja todos os controles integrados que podem auxiliar na gestão financeira da sua empresa. O Budget que estamos citando está incluído nesse controle.

Como dito anteriormente você deverá preencher na aba do budget a parte de plano de contas, que está localizado abaixo do resumo do budget. O preenchimento da previsão poderá ser fadigoso, portanto, uma boa organização e atalhos são sempre bem vindos.

Caso você possua receitas e/ou despesas iguais em todos os meses você poderá facilitar o preenchimento com fórmulas, como exemplo a imagem abaixo, você colocar o código conforme essa imagem para repetir o valor da célula ao lado. Colocando o código nas células dessa maneira você poderá alterar apenas o primeiro mês que o resto se alterará junto automaticamente.

A construção do seu planejamento orçamentário (Budget) é extremamente importante para conseguir fazer o controle de gastos da sua empresa, mas, esse é somente o PASSO 01.

Não adianta você fazer o seu planejamento sem realizar a atualização desse orçamento (Forecast: mudança de perspectiva) e muito menos se não fizer a comparação de tudo o que foi planejado com o que realmente está acontecendo na sua empresa.

O relatório de P x R (Previsto x Realizado) faz a comparação de tudo o que você planejou no seu Budget com as movimentações que realmente estão acontecendo na sua empresa (fluxo de caixa), assim, você consegue saber em que está gastando mais do que planejou e aonde está investindo menos do que deveria, dando a informação que você precisa para cumprir com seu planejamento.

A nossa planilha de controle financeiro possui esses relatórios de comparação, onde você poderá comparar os movimentos que estão acontecendo em relação ao seu Budget (planejamento inicial) tanto quanto em relação ao seu Forecast (ajuste de orçamento), obtendo informações cruciais de quais são as operações que a sua empresa estão divergindo do que foi planejado.

Você poderá verificar esses relatórios de uma maneira mais profunda baixando a planilha demonstrativa aqui ou verificando as imagens abaixo.